Microfilm
La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basada fundamentalmente en el cambio de soporte de documentos electrónicos o de papel, a otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información. Es una técnica muy probada ya que los primeros microfilms datan de los años 50.
De esta reducción o miniaturización de los documentos se derivan todas las aplicaciones y por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con máquinas especiales, que básicamente funcionan como cámaras fotográficas y que son manejadas por personal especializado que continuamente esta controlando toda la operación. De esta manera se tiene un producto de altísima calidad archivistica. Existen normativas internacionales muy precisas para el control de la calidad del microfilm, y muchas legislaciones exigen su aplicación para conceder validez legal al microfilm (Normas ISO, IRAM).
Ventajas:
* Ahorro sustancial de espacio (mas del 98%)
* Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)
* Acceso y localización rápida y consulta ágil.
* Seguridad derivada, ya que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos, roedores, etc.
* Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inalterables. No se puede modificar la información.
* El microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir.
En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y más de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados.
Para la recuperación de las imágenes del microfilm solo basta un aparato que básicamente consiste en un lente de microscopio que proyecta la imagen de la película en una pantalla. La búsqueda de los documentos está normalmente ayudado por un computador, que es el que guarda en la memoria los posicionamientos de los documentos contenidos en los rollos. Si se desea rescatar información se lo puede hacer a través de la pantalla, pero si se quiere restituir el documento en papel, se lo puede hacer por medio de un lector impresor de papel común, que cumple las dos funciones: mostrar en pantalla e imprimir en papel una copia del documento mostrado. También se puede digitalizar el documento, y verlo directamente en la computadora, haciendo uso de un lector-digitalizador.
Una de las grandes ventajas contra otros métodos de cambio de soporte, es su larga duración. La película de microfilm es muy durable, dada su estabilidad física y química, pudiendo conservar las imágenes en perfectas condiciones de legibilidad, entre 100 y 400 años, dependiendo de las condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de 18 – 22 grados centígrados y 30 – 40 % de humedad relativa. Si a la película de sales de plata se les sustituye el ión de plata por el de sulfuro, selenio u oro, la estabilidad química es mayor, por lo tanto también su conservación. Normalmente se usa en la visualización una copia diazoica (muy económica) y al original se lo guarda. Solamente se usa éste para hacer copias de trabajo.
